A sabedoria ao usar seu e-mail

14 mar A sabedoria ao usar seu e-mail

Desde que o e-mail se tornou a ferramenta padrão de comunicação pessoal e profissional, as pessoas mudaram a forma de conversar umas com as outras. A comunicação do século da Internet em geral significa usar o e-mail, essa extraordinária ferramenta é de extrema importância para o mundo dos negócios. O e-mail é útil e poderoso, costuma inspirar um temor monumental nos humanos felizes e otimistas, por esse motivo gostaria de compartilhar algumas regras pessoais que aprendi para poder minimizar essas sensações de mau agouro:

Responda o mais rápido possível. Há pessoas que você sabe que responderão prontamente aos seus e-mails e há pessoas que você sabe que não poderá contar com tanta prontidão. Tente fazer parte do primeiro grupo. A maioria das melhores e mais ocupadas pessoas que conhecemos respondem depressa aos e-mails não apenas para nós ou para alguns remetentes seletos, mas para todo mundo. Ser ágil nas respostas gera um ciclo positivo de comunicação, e o resultado é que sua equipe e colegas ficarão mais propensos a incluir você em discussões importantes. Além disso, ter agilidade nas respostas para todo mundo reforça a cultura plana e meritocrática que você está tentando estabelecer. As respostas internamente ou externamente poderão ser até curtas como uma pequena palavra “compreendido’’. Isso é melhor do que o significado de uma não resposta da maioria das pessoas: Estou muito ocupado e não sei quando ou se vou ler a sua mensagem; portanto, se você precisava da minha opinião, vai ter que esperar no limbo um pouco mais. Além disso não gosto de você. Não é assim que nos sentimos quando algumas pessoas não respondem nossos e-mails?

Cada palavra importa. Ao escrever um e-mail qualquer palavra importa, mas conversa inútil não. Seja conciso. Se está descrevendo um problema, defina-o com clareza. Fazer isso exige mais tempo, não menos. É preciso escrever um rascunho, depois revisá-lo, isso irá eliminar quaisquer palavras desnecessárias. Pense nisso: a maioria dos e-mails é repleto de coisas que as pessoas pulam.

Limpe sua caixa de entrada com frequência. Quanto tempo você gasta olhando sua caixa de e-mail apenas para decidir qual e-mail responder? Quanto tempo você desperdiça abrindo e lendo os e-mails que já havia lido? Todo minuto gasto pensando em que itens da caixa de entrada devem ser encarados é um tempo perdido, o que também vale para qualquer tempo gasto relendo uma mensagem já lida e não respondida.
Ao abrir uma nova mensagem, você tem algumas opções: ler apenas o suficiente para se dar conta de que não precisa ler tudo; ler e responder de imediato; ler e responder depois; ou ler depois (vale a pena ler, mas não é urgente e é longo demais para ler agora). Escolha rápido uma delas, mas com uma forte indicação pelas duas primeiras. Lembre-se do acrônimo OHIO (Only Hold It Once): só leia uma vez. Se você lê o e-mail e sabe o que precisa ser feito, faça logo; caso contrario, precisará revê-lo, o que é uma total perda de tempo. Se isso for feito corretamente, sua caixa de entrada se tornará uma lista de coisas a fazer apenas com as questões complexas, que irão exigir mais análises (envie para uma pasta “tomar providências’’ ou marque com uma estrela), com poucos itens a ler para cuidar depois.
Para garantir que a pilha de e-mails não seja apenas para transferir da caixa de entrada para a pasta “tomar providências’’, você deve eliminar os itens que exigem medidas de todos os dias. Essa é uma ótima atividade “terapia’’ noturna. Ter nenhum item na sua caixa de entrada será seu novo desafio, mas qualquer número menor que cinco é razoável. Caso contrario, você perderá tempo depois tentando descobrir para qual item da longa lista deve olhar.

Veja os e-mails por ordem da caixa de entrada. O último a entrar é o primeiro a sair. Às vezes, as coisas mais antigas são resolvidas por outras pessoas. Por esse motivo não deve demorar para responder os e-mails. Talvez você nem fique sabendo que algo pela extrema importância já foi resolvido.

Se considere um Roteador. Quando receber uma mensagem com informação útil, considere quem mais poderia se interessar também. No fim do dia, reflita sobre os e-mails e se pergunte: “O que eu deveria ter encaminhado, mas não encaminhei?’’

Quando usar o recurso CCO (cópia oculta)?. Pergunte-se o motivo disso. A resposta quase sempre é que você quer esconder algo, o que é contraproducente e um gesto potencialmente desonesto em um cultura de transparências. Quando essa for a sua resposta, copie a pessoa de forma aberta ou não copie.
O único caso em que recomendamos o recurso cópia oculta é quando se está removendo alguém da discussão. Quando for “responder a todos’’ em uma longa série de e-mails, transfira as pessoas que não são mais relevantes para a discussão para o campo CCO e declare na mensagem que fez isso. Elas ficarão aliviadas de ter uma mensagem irrelevante a menos lotando a caixa de entrada.

Nunca berre. Se você precisar gritar, faça isso pessoalmente. É FÁCIL DEMAIS berrar pela internet.

Acompanhamento das mensagens. Quando enviar uma mensagem para alguém com uma iniciativa que você quer acompanhar, mande com cópia para si mesmo e depois marque o e-mail como “acompanhar’’. Isso facilita encontrar e acompanhar aquilo que ainda não foi feito; apenas reenvie a mensagem inicial com uma nova introdução perguntando ’’Isso foi feito?’’.

Ajude sua versão do futuro a encontrar tudo que você precisar. Se receber algo que talvez possa querer usar depois, envie para si com algumas palavras-chaves que descrevem o conteúdo. Pense: “Como vou procurar por isso mais tarde?” Depois, quando procurar, provavelmente usará esses mesmo termo de busca.
Isso não se limita apenas aos e-mails: aplica-se também a documentos importantes. Caso precise achar algum documento perdido durante uma viagem, ficará mais fácil recuperar as cópias em qualquer navegador.

Por: Eric Schmidt e Jonathan Rosenberg